Si opera una LLC con un solo director en EE. UU. o una LLC de propiedad extranjera, una contabilidad adecuada es fundamental: determina las obligaciones fiscales, las sanciones y la rentabilidad. Aquí encontrará las normas de 2025, los formularios que debe presentar y las mejores prácticas para cumplir con las normas y proteger su margen.

El IRS, o Servicio de Impuestos Internos (IRS), es el equivalente estadounidense de la Agencia Tributaria Italiana. Recaudación de impuestos. El IRS exige una contabilidad anual simple pero obligatoria para las LLC propiedad de extranjeros no residentes. Hemos visto que abrir una LLC estadounidense requiere muy poco, pero para que funcione y abra cuentas, se necesita un EIN (número de identificación fiscal estadounidense o número de IVA). Gracias a este código, utilizado para abrir cuentas, el IRS siempre conoce las transacciones bancarias en tiempo real del titular.

 Requisitos contables para la empresa estadounidense

Si es extranjero y posee una LLC en EE. UU. , comprender la contabilidad de las LLC en EE. UU. es esencial para cumplir con las leyes tributarias de ese país. Las LLC son estructuras flexibles, pero requieren una gestión cuidadosa de los registros financieros y las declaraciones de impuestos.

Por razones legales, debido a las regulaciones contra el lavado de dinero (AML) y el terrorismo (FinCen), el IRS debe exigir formalmente a las LLC propiedad de extranjeros no residentes que presenten una contabilidad simple, utilizando los formularios 5472 y 1120, antes de marzo de cada año fiscal. No presentar estos formularios 20 días antes de la fecha límite conlleva una multa mínima de $10,000 y el arresto de cualquier gerente o socio si no lo hace dentro de los tres meses siguientes.

Por lo tanto, es fundamental comprender que, ante las autoridades fiscales estadounidenses, que no exigen ningún tipo de compensación ni el pago de impuestos, es imprescindible proporcionar la documentación requerida. Para evitar errores, le recomendamos contar con un contador público con experiencia que sepa cómo rellenar los formularios. Esto le garantizará una exención total de impuestos y evitará multas por errores tipográficos.

Recuerde que las autoridades fiscales estadounidenses tienen acceso directo a las cuentas, y cualquier multa pendiente se deduce automáticamente del titular de la cuenta. Por lo tanto, conviene contratar a un contador público certificado estadounidense para su contabilidad anual. En Studio Panama Italia, ofrecemos servicios de contabilidad a través de nuestro propio contador público certificado en Estados Unidos en Miami.

Requisitos contables para las sociedades de responsabilidad limitada estadounidenses

La contabilidad de LLC estadounidenses para extranjeros incluye:

• Mantenimiento de registros : mantener registros detallados de todas las transacciones, ingresos y gastos.
• Separación de finanzas : utilice una cuenta bancaria comercial separada para evitar confusiones entre los fondos personales y comerciales.
• Informes financieros : preparar balances generales, estados de resultados y flujos de efectivo para monitorear la salud financiera de la LLC.

Obligaciones fiscales

La contabilidad de una LLC estadounidense también requiere:

• Declaración de impuestos : aunque las LLC no pagan impuestos federales directamente, las ganancias deben declararse en la declaración de impuestos del propietario
• Impuestos estimados : si la LLC genera ingresos, es posible que deba pagar impuestos trimestrales estimados.
• Estado de residencia : Algunos estados requieren declaraciones de impuestos por separado, así que consulte las regulaciones locales.
• Para el impuesto sobre la renta, la forma predeterminada es "entidad ignorada": no se requiere declaración por separado; los ingresos y gastos se incluyen en el Anexo C del Formulario 1040 del propietario. Puede optar por el impuesto de sociedades con el Formulario 8832.
• Una LLC de propiedad extranjera y con un solo gerente no se considera a efectos de ingresos, pero a efectos de declaración, se considera una corporación según el artículo 6038A: se requiere el Formulario 5472 adjunto a un Formulario 1120 proforma, incluso si no se adeudan impuestos. La multa básica es de $25,000 por no presentar la declaración o por registros contables inadecuados.
• Mantenga libros contables listos para auditoría: plan de cuentas, asientos contables, conciliaciones bancarias, facturas y contratos intragrupo. El IRS exige registros suficientes para demostrar la exactitud de la declaración y las transacciones con partes relacionadas (para el artículo 5472).

Además de abrir su LLC, probablemente le interesará crear una póliza de seguro de vida sobre su situación fiscal tomando una segunda residencia fiscal en un país con tributación territorial, como una residencia en Panamá o una residencia en Paraguay.

Pagos a proveedores y nóminas: garantías prácticas

Contratista de EE. UU.: Recoja el formulario W-9; si es >$600, emita el 1099-NEC antes del 31 de enero.

Empleados: Requisitos de nómina (941, W-2) si los hubiera; no se aplica a LLC puras sin personal

¿Cuándo es la fecha límite del formulario 1099-NEC?

La fecha límite para presentar el formulario 1099-NEC es el 31 de enero.

A partir de junio de 2023, será obligatorio presentar el BE-12C. ¿Qué es el BE-12C?

El BE-12C es un formulario obligatorio, pero discreto, para la contabilidad de las LLC estadounidenses, requerido por el IRS y su división BEA, el Departamento de Comercio de los Estados Unidos. El BE-12C es obligatorio para la contabilidad de todas extranjeras con un solo director . Se requiere cada junio, cada 5 años. La siguiente fecha obligatoria es el 15 de junio de 2023, luego el 15 de junio de 2028 y el 15 de junio de 2033. La multa por no enviarlo por fax es de $45,000. No importa cuántos años o meses lleve la LLC en funcionamiento, lo importante es que el procedimiento es obligatorio. Su propósito es solo estadístico. Los datos se mantienen completamente privados.

El BE-12C es solicitado por la Oficina de Análisis Económico del Gobierno Federal de los Estados Unidos de América.

Puede contactarnos para emitir una copia certificada del BE-12C antes de mayo o dentro de los primeros 10 días de junio. El costo de producción y envío es de 950 EUR. Le solicitamos que envíe el pago y la solicitud al menos 10 días antes de la fecha de vencimiento. Cada 5 años.

El documento BE-12C a elaborar se puede encontrar en este ENLACE

Según las oficinas competentes existen diversas multas y posibilidades:

*El incumplimiento de este procedimiento conlleva una multa automática de USD 45.000, que se duplicará por cada mes de retraso. Si la LLC también se retrasa o no ha cumplido con el Servicio de Remesas de Impuestos 1120/5472, se le podría negar la entrada a Estados Unidos al beneficiario final de la LLC o podría perder su derecho a solicitar el ESTA.

Dentro de los seis meses posteriores a la apertura de la LLC, y con fines de diligencia debida, para comprender quién la opera y administra y cumplir con las leyes de transparencia corporativa vigentes a nivel mundial, deberá presentar una declaración simple ante FinCen. Puede hacerlo usted mismo en el sitio web correspondiente o podemos hacerlo por usted a cambio de una tarifa.