Wenn du eine Ein-Mann-LLC in den USA führst oder eine LLC, die von Nichtansässigen (foreign-owned) geführt wird, ist korrekte Buchhaltung unverzichtbar: Sie bestimmt steuerliche Pflichten, Strafen und Bankfähigkeit. Hier findest du die Regeln für 2025, die einzureichenden Formulare und Best Practices, um konform zu bleiben und deine Gewinnspanne zu schützen.

Der I.R.S oder Internal Revenue Service ist das amerikanische Äquivalent zur italienischen Steuerbehörde. Er zieht Steuern ein. Der IRS verlangt von LLCs, die von ausländischen Nichtansässigen gehalten werden, eine einfache, aber obligatorische jährliche Buchführung. Wir haben gesehen, dass es sehr wenig braucht, um eine amerikanische LLC zu eröffnen, aber um sie funktionsfähig zu machen und Konten zu eröffnen, benötigt man die EIN, die amerikanische Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dank dieses Codes, der zur Eröffnung von Konten verwendet wird, weiß der IRS immer, welche Bankbewegungen des Kontoinhabers "in Echtzeit" sind.

 Buchhalterische Pflichten für die amerikanische Gesellschaft

Wenn Sie ein Ausländer sind, der eine amerikanische LLC besitzt, ist es wichtig, die Buchhaltung amerikanischer LLCs zu verstehen, um mit den Steuergesetzen der Vereinigten Staaten konform zu bleiben. LLCs sind flexible Strukturen, erfordern aber eine genaue Verwaltung der Finanzdokumente und Steuererklärungen.

Aus rechtlichen Gründen aufgrund der Anti-Geldwäsche- (AML) und Terrorismusbekämpfungsvorschriften (FinCen) ist die IRS verpflichtet, von LLCs, die von ausländischen Nichtansässigen gehalten werden, formell eine einfache Buchführung zu verlangen, und zwar durch die Formulare 5472 und 1120. Innerhalb von März jedes Steuerjahres. Die Nichtabgabe mit einer Frist von 20 Tagen vor dem Stichtag führt zu einer Mindeststrafe von 10.000 USD und zur Festnahme der betreffenden Manager oder Mitglieder, wenn diese nicht innerhalb der folgenden 3 Monate nachkommen.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung zu wissen, dass es bei der US-Steuerbehörde, die nichts im Austausch verlangt und auch nicht die Zahlung von Steuern, eine unabdingbare Pflicht ist, den dokumentarischen Anforderungen nachzukommen. Um Fehler bei der Erstellung zu vermeiden, sollten Sie sich auf einen erfahrenen CPA verlassen, der weiß, wie die Formulare auszufüllen sind, um Sie zu 100% von den steuerlichen Belastungen zu befreien und um keine Geldstrafen für Tippfehler zu erhalten.

Wir erinnern daran, dass die amerikanische Steuerbehörde direkten Zugang zu den Konten hat und alle Summen, die den zu zahlenden Geldstrafen entsprechen, automatisch vom Kontoinhaber abgezogen werden. Es lohnt sich also, einen bewährten amerikanischen CPA für die jährliche Buchhaltung in Anspruch zu nehmen. Wir von Studio Panama Italia bieten Buchhaltungsdienstleistungen durch einen unserer CPA mit amerikanischer Lizenz in Miami an.

Buchhalterische Pflichten für amerikanische LLC

Die Buchhaltung amerikanischer LLCs für Ausländer umfasst:

• Führung von Registern: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über alle Transaktionen, Einnahmen und Ausgaben.
• Trennung der Finanzen: Verwenden Sie ein separates Geschäftskonto, um Verwirrung zwischen persönlichen und geschäftlichen Mitteln zu vermeiden.
• Finanzberichte: Erstellen Sie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Cashflow-Rechnungen, um die finanzielle Gesundheit der LLC zu überwachen.

Steuerliche Pflichten

Die Buchhaltung amerikanischer LLCs erfordert auch:

• Einkommenssteuererklärung: Auch wenn LLCs keine Bundessteuern direkt zahlen, müssen die Gewinne in der Steuererklärung des Eigentümers (Form 1040-NR für Ausländer) ausgewiesen werden.
• Geschätzte Steuern: Wenn die LLC Einkommen generiert, müssen Sie möglicherweise geschätzte vierteljährliche Steuern zahlen.
• Wohnsitzstaat: Einige Staaten verlangen separate Steuererklärungen, daher überprüfen Sie die lokalen Vorschriften.
• Für die Einkommenssteuer ist standardmäßig "disregarded entity": keine separate Erklärung; Einkommen und Kosten werden in Schedule C des Formulars 1040 des Eigentümers angegeben. Sie können sich für eine Körperschaftsbesteuerung mit Formular 8832 entscheiden.
• Die LLC Foreign Owned und monodirettore wird für Einkommenszwecke als disregarded behandelt, aber für Berichterstattungszwecke; wird sie gemäß §6038A als Körperschaft behandelt: Verpflichtung zur Einreichung des Formulars 5472 als Anlage zu einem pro-forma Formular 1120, auch ohne geschuldete Steuer. Grundstrafe 25.000 USD für unterlassene/fehlerhafte Einreichung oder für unzureichende Buchführung.
• Führung von Büchern "audit-ready": Kontenplan, Primärbuch, Bankabstimmungen, Rechnungen, Intra-Gruppen-Verträge. Der IRS verlangt ausreichende Aufzeichnungen, um die Richtigkeit der Erklärung und der Transaktionen mit verbundenen Parteien (für 5472) nachzuweisen

Neben der Gründung Ihrer LLC sind Sie wahrscheinlich auch daran interessiert, eine langfristige Lösung für Ihre Steuerpflichten zu schaffen, indem Sie einen zweiten steuerlichen Wohnsitz in einem Land mit Territorialbesteuerung erwerben, wie zum Beispiel eine Residenz in Panama oder eine Residenz in Paraguay

Zahlungen an Lieferanten und Gehaltsabrechnung: Praktische Schutzmaßnahmen

US-Vertragsarbeiter: Sammeln Sie das W-9-Formular; wenn >600 USD, geben Sie das 1099-NEC-Formular bis zum 31. Januar aus.

Angestellte: Lohnabrechnungsanforderungen (Formulare 941, W-2), falls vorhanden; gelten nicht für reine LLCs ohne Personal

Was ist die Frist für die 1099-NEC?

Die Frist für die Einreichung des 1099-NEC-Formulars ist der 31. Januar

Ab Juni 2023 wird die Einreichung des BE-12C-Formulars obligatorisch. Was ist das BE-12C-Formular?

Der BE-12C ist ein obligatorisches, aber diskretes Formular für die Buchhaltung amerikanischer LLCs, das vom IRS und seinem Arm BEA, dem Handelsministerium der Vereinigten Staaten, angefordert wird. Der BE-12C ist für alle Buchhaltungen amerikanischer LLCs mit ausländischem Einzelvorstand erforderlich. Alle fünf Jahre im Juni. Das nächste obligatorische Datum ist der 15. Juni 2023, dann der 15. Juni 2028 und der 15. Juni 2033. Die Geldstrafe für die Nichtübermittlung per Fax beträgt 45.000 USD. Es spielt keine Rolle, wie viele Jahre oder Monate die LLC tätig ist, wichtig ist die Verbindlichkeit desselben Verfahrens. Es dient nur statistischen Zwecken. Die Daten bleiben völlig privat.

Der BE-12C wird vom Bureau of Economic Analysis der Bundesregierung der Vereinigten Staaten von Amerika angefordert.

Sie können uns für die Ausstellung einer beglaubigten Kopie von BE-12C innerhalb des Monats Mai oder spätestens innerhalb der ersten 10 Tage im Juni kontaktieren. Die Produktions- und Versandkosten betragen 950 EUR. Wir bitten um Zusendung der Zahlung und Anfrage mindestens 10 Tage vor Ablauf der Frist. Alle 5 Jahre.

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Gemäß den Angaben der zuständigen Behörden gibt es verschiedene Geldbußen und Möglichkeiten:

*Das Unterlassen dieses Verfahrens führt zu einer automatischen Geldstrafe von 45.000 USD, die sich jeden Monat der Verzögerung verdoppelt. Wenn die LLC außerdem eine Verzögerung hat oder den Steuereinreichungsdienst 1120 / 5472 nicht erfüllt hat, kann die natürliche Person, der endgültige Begünstigte der LLC, nicht mehr in die Vereinigten Staaten einreisen oder nicht mehr von der Erlangung der ESTA profitieren.

Nur einmal innerhalb von 6 Monaten nach der Eröffnung der LLC, für Fragen, die einfach mit der gebotenen Sorgfalt bei der Kenntnis darüber zusammenhängen, wer die LLC betreibt und verwaltet, um sich mit den weltweit geltenden Gesetzen zur Unternehmens transparenz in Übereinstimmung zu bringen, ist man verpflichtet, eine einfache Meldung bei der FinCEN abzugeben. Ihr könnt dies auf der betreffenden Webseite tun oder wir können es für euch gegen unser Honorar erledigen.